xMail Kurumsal E-posta Platformu

xMail nedir, hangi ekipler için uygundur?

xMail, e-posta, takvim ve kişi yönetimini tek hesapta birleştiren, LIONFIN tarafından işletilen bir kurumsal e-posta platformudur; yalnız posta kutusu değil, ekibin günlük iletişim düzenini bir arada isteyen işletmeler için uygundur. xMail'i tercih eden tipik ekipler şunlardır:

• Toplantı yoğun ekipler: ortak takvim, toplantı daveti ve müsaitlik takibini e-postayla aynı hesapta yönetmek isteyen ofisler.
• Departman yapısı olan şirketler: satis@, destek@ gibi adresleri ayrı kutu açmadan alias ve dağıtım listeleriyle yönetmek isteyenler.
• Güvenliği önceleyen kurumlar: parola sızıntısına karşı iki adımlı doğrulamayı tüm kullanıcılarda açmak isteyenler.
• Yerli sağlayıcı tercih edenler: e-posta verisini Türkiye'deki bir sağlayıcıda tutmayı ve Türkçe destekle çalışmayı önceleyen işletmeler.

Yalnız birkaç posta kutusuna ihtiyacınız varsa sade bir mail hosting paketi, geniş kota ve arşivleme öncelikliyse kurumsal mail paketleri de değerlendirilebilir. Platformun genel tanıtımı için xMail nedir rehberine bakabilirsiniz. Üç seçeneğin farkını tek cümleyle özetlersek: mail hosting posta kutusu verir, kurumsal mail posta kutusunu saklama ve hizmet seviyesiyle güçlendirir, xMail ise posta kutusunun yanına takvim, kişiler ve adres yönetimini ekler.

xMail paketlerinde hangi özellikler var?

xMail paketlerinin hepsinde webmail, takvim ve kişiler, mobil kurulum ve spam/virüs filtresi bulunur; Business ve Enterprise paketlerinde alias ve dağıtım listeleri, iki adımlı doğrulama, arşivleme ve taşıma desteği eklenir, Enterprise pakette SLA ve öncelikli destek yer alır.

Hesap sayısı ve hesap başına kota pakete göre değişir; güncel değerler ve özellik listesinin son hâli bu sayfadaki paket kartlarında yazar. Kararsız kaldığınızda en çok kullanacağınız özelliğin hangi pakette başladığına bakmak seçimi hızlandırır.

xMail takvim ve kişiler nasıl eşitlenir?

xMail takvimleri açık standart CalDAV, kişi listeleri ise CardDAV protokolüyle eşitlenir; bu sayede webmail'de oluşturduğunuz bir toplantı ya da kaydettiğiniz bir kişi, uyumlu her cihaza ek bir hizmet gerekmeden yansır. Platformlara göre durum şöyledir:

• iPhone ve iPad: iOS, CalDAV ve CardDAV hesaplarını yerleşik olarak destekler; Ayarlar içindeki hesap ekleme ekranından takvim ve kişiler ayrı ayrı tanımlanır.
• macOS: Takvim ve Kişiler uygulamaları bu protokolleri yerleşik olarak destekler.
• Android: Android CalDAV/CardDAV'ı doğrudan desteklemez; DAVx⁵ gibi bir eşitleme uygulamasıyla telefonun kendi takvim ve rehberine bağlanır.
• Thunderbird: güncel sürümler takvim ve adres defteri için bu protokolleri destekler.
• Outlook: posta IMAP ile sorunsuz çalışır; ancak Outlook CalDAV/CardDAV'ı yerleşik desteklemediği için takvim ve kişilerde webmail takvimini ya da rehberde anlatılan yöntemi kullanırsınız.

Sunucu adresleri ve kullanıcıya özel yollar müşteri panelinde Hizmetlerim → xMail → Bağlantı Ayarları ekranında yazar. Cihaz bazında ekran yolları için xMail takvim ve kişiler senkronizasyonu rehberine bakın.

Alias ve dağıtım listesi ne işe yarar?

Alias, bir posta kutusuna ikinci bir adres tanımlamaktır; dağıtım listesi ise tek bir adrese gelen postayı birden fazla kişiye aynı anda iletir. İkisi de ayrı kutu açmadan ve ek kullanıcı hakkı harcamadan adres çoğaltmanızı sağlar.

Pratik öneriler:

• Yazım hatasıyla gelen postaları kaçırmamak için yaygın varyasyonları alias olarak tanımlayın (muhasebe@ ve muhasabe@ gibi).
• Departman adreslerini dağıtım listesi yapın; çalışan değiştiğinde yalnız liste üyeliğini güncellemeniz yeterli olur, adres değişmez.
• Dışarıdan gelen postaya açık listelerde üye sayısını gereğinden geniş tutmayın; her spam iletisi tüm üyelere çoğalır.

Tanımlama adımları için xMail alias ve dağıtım listesi rehberine bakabilirsiniz.

İki adımlı doğrulama xMail hesabını nasıl korur?

İki adımlı doğrulama, xMail'e girişte parolaya ek olarak ikinci bir doğrulama adımı ister; böylece parolanız bir oltalama sayfasında ya da başka bir sitenin veri sızıntısında ele geçirilse bile hesabınıza tek başına girilemez. E-posta hesabı, diğer pek çok hizmetin parola sıfırlama kapısı olduğu için korunması en önemli hesaplardan biridir.

İki adımlı doğrulamayı (2FA) etkin kullanmak için:

1. Önce yönetici hesaplarında, ardından finans ve insan kaynakları gibi hassas departmanlarda açın.
2. Kullanıcılara kurulum sırasında verilen kurtarma kodlarını güvenli bir yerde saklamalarını hatırlatın; telefon kaybolduğunda hesaba bu kodlarla dönülür.
3. Posta programlarının ve telefon uygulamalarının 2FA açıkken nasıl bağlanacağını kurulum rehberindeki adımlarla kontrol edin.
4. İşten ayrılan çalışanın hesabında parolayla birlikte ikinci adım tanımını da sıfırlayın.

Adım adım etkinleştirme için xMail iki adımlı doğrulama rehberini izleyin. Hesap güvenliğinin genel çerçevesi için e-posta güvenliği rehberi yazımız tamamlayıcıdır.

xMail'e Outlook ve telefonlardan nasıl bağlanılır?

xMail'e posta programlarından IMAP (gelen) ve kimlik doğrulamalı SMTP (giden) ile bağlanırsınız; standart şifreli portlar IMAP için 993, SMTP için 465 (SSL/TLS) ya da 587 (STARTTLS) değerleridir. Sunucu adlarını tahmin etmeyin: hesabınıza özel değerler müşteri panelinde Hizmetlerim → xMail → Bağlantı Ayarları ekranında yazar.

Gelen sunucu (IMAP):  imap.alanadiniz.com   (paneldeki değeri kullanın)
Port / şifreleme:     993 / SSL-TLS
Giden sunucu (SMTP):  smtp.alanadiniz.com   (paneldeki değeri kullanın)
Port / şifreleme:     465 / SSL-TLS  ya da  587 / STARTTLS
Kullanıcı adı:        e-posta adresinin tamamı

Yukarıdaki sunucu adları yalnız örnektir. Platforma göre ayrıntılı kurulum için xMail Outlook kurulumu ve xMail mobil kurulum rehberlerine, hesabın ilk açılışı için xMail hesap kurulumu rehberine bakın. Birden fazla cihaz kullanıyorsanız her zaman IMAP seçin; POP3 postaları tek cihaza indirdiği için takvim ve kişilerle birlikte kurduğunuz eşitleme düzenini bozar.

xMail mi Google Workspace mi Microsoft 365 mi?

xMail, e-posta, takvim ve kişileri açık standartlarla ve Türkçe destekle sunan odaklı bir platformdur; Google Workspace ve Microsoft 365 ise e-postanın yanında belge düzenleme, video toplantı ve bulut depolama gibi geniş bir ofis paketi sunar. Doğru seçim, ekibinizin gerçekten hangi araçları kullandığına bağlıdır.

Ekibiniz belgeleri zaten masaüstü ofis uygulamalarında ya da başka bir depolama hizmetinde tutuyorsa yalnız e-posta ve takvim için geniş bir paket ödemek gerekmeyebilir. Ayrıntılı ve adil bir kıyas için xMail ve Google Workspace karşılaştırması yazısını okuyun.

Gönderdiğiniz postalar spam'e düşmesin diye DNS kayıtları nasıl olmalı?

xMail ile gönderdiğiniz postaların alıcıya güvenle ulaşması için alan adınızda MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının panelde gösterilen değerlerle tanımlı olması gerekir. Ad sunucularınız LIONFIN'deyse bu kayıtların çoğu otomatik oluşturulur; başka bir DNS sağlayıcısı kullanıyorsanız kayıtları o sağlayıcıda kendiniz girersiniz.

• MX: alan adınıza gelen postaların xMail sunucusuna yönlenmesini sağlar.
• SPF: xMail sunucusunun sizin adınıza posta göndermeye yetkili olduğunu bildirir. Alan adınızdan posta gönderen başka sistemler varsa (CRM, web sitesi) hepsi tek SPF kaydında listelenmelidir.
• DKIM: giden postaları imzalar; açık anahtar panelde verilir.
• DMARC: doğrulama başarısız olduğunda alıcının ne yapacağını belirler; p=none ile başlayıp raporları izledikten sonra sıkılaştırın.

Kayıtlar doğru olduğu hâlde sorun yaşıyorsanız postanın içeriği, gönderim hacmi ve alıcı listesinin kalitesi de belirleyicidir. Olası nedenleri mailler neden spama düşer yazısında topladık.

Başka bir sağlayıcıdan xMail'e nasıl geçilir?

Başka bir sağlayıcıdan xMail'e geçiş; hesapların açılması, postaların IMAP üzerinden kopyalanması, takvim ve kişilerin dışa/içe aktarılması ve MX kaydının değiştirilmesi adımlarından oluşur. Taşıma desteği içeren paketlerde bu süreci ekibimizle birlikte planlarsınız.

1. Hazırlık: taşınacak adresleri, alias'ları ve dağıtım listelerini çıkarın; xMail'de aynı yapıyı kurun.
2. Posta aktarımı: eski kutulardaki postalar klasör yapısıyla IMAP üzerinden kopyalanır; bu sırada kullanıcılar eski sistemde çalışmaya devam eder.
3. Takvim ve kişiler: eski sistemden takvimleri .ics, kişileri .vcf biçiminde dışa aktarıp xMail'e içe aktarın. Bu veriler posta protokolleriyle taşınmaz.
4. MX değişikliği: uygun bir saatte MX kaydı güncellenir; yayılma süresince eski sunucuya düşen postalar son bir eşitlemeyle aktarılır.
5. Cihazlar: kullanıcıların telefon ve bilgisayarlarına yeni hesap eklenir, 2FA açılır.

Kendi posta sunucusunu kapatıp yönetilen bir platforma geçmeyi düşünen BT ekipleri için mail sunucusu mu mail hosting mi karşılaştırması karar sürecinde yardımcı olur.

xMail ile uygulama ve web sitesi postaları nasıl gönderilir?

xMail hesapları insanların yazışması içindir; web sitesi formları, e-ticaret sipariş bildirimleri, fatura yazılımları ve sunucu uyarıları gibi otomatik postaları bir kullanıcı hesabından değil, kimlik doğrulamalı bir SMTP relay üzerinden göndermeniz önerilir. Bunun nedenleri:

• Bir uygulamanın yapılandırma dosyasına çalışan parolası yazmak, o uygulama ele geçirildiğinde e-posta hesabını da tehlikeye atar; üstelik 2FA açık bir hesapla uygulamaların bağlanması zahmetlidir.
• Otomatik gönderimler kullanıcı hesaplarının gönderim sınırlarına takılabilir.
• Çok sayıda geri dönen otomatik posta, alan adınızın itibarını düşürüp çalışanlarınızın postalarının da spam'e düşmesine yol açabilir.

LIONFIN SmartHost SMTP relay bu iş için tasarlanmıştır: SPF/DKIM hazır, gönderim raporlu ve hesap bazlı limitlidir. xMail ve SmartHost aynı alan adında birlikte çalışır; tek yapmanız gereken SPF kaydında her ikisini de yetkilendirmektir. Ne zaman relay, ne zaman kendi SMTP sunucunuz sorusunu SmartHost mu kendi SMTP sunucunuz mu sayfasında karşılaştırdık.

Ekibiniz için doğru xMail paketi nasıl seçilir?

Doğru xMail paketi; kullanıcı sayınızı büyüme payıyla karşılayan ve ihtiyaç duyduğunuz en kritik özelliği (2FA, alias, arşiv ya da SLA) içeren en küçük pakettir. Seçim yaparken önce özelliklere, sonra sayılara bakmanızı öneririz:

1. Güvenlik gereksinimi: iki adımlı doğrulamayı zorunlu tutacaksanız Business ya da Enterprise paketine ihtiyacınız vardır.
2. Adres yapısı: departman adresleri ve kişisel adres varyasyonları kullanacaksanız alias ve dağıtım listesi içeren paketler ek kutu açma ihtiyacını ortadan kaldırır.
3. Saklama ihtiyacı: yazışmalarınızın kullanıcı silse bile korunması gerekiyorsa arşivleme içeren paketi seçin.
4. Kesinti toleransı: e-posta kesintisi doğrudan iş kaybı anlamına geliyorsa SLA ve öncelikli destek içeren Enterprise paketini değerlendirin.
5. Kullanıcı ve kota: son olarak bugünkü kullanıcı sayınıza önümüzdeki dönemde açılacak pozisyonları ekleyin ve en büyük kutularınızın büyüme hızına göre hesap başına kotayı kontrol edin.

Hesap sayısı ve kota değerleri bu sayfadaki paket kartlarında güncel olarak yer alır. Küçük bir ekiple Başlangıç paketinde başlayıp ihtiyaç doğduğunda üst pakete geçtiğinizde postalarınız, takvimleriniz ve kişileriniz korunur; geçiş için hesapları yeniden kurmanız gerekmez. Kararsız kaldığınızda kullanıcı sayınızı ve öncelikli ihtiyaçlarınızı destek talebiyle iletmeniz yeterlidir; ekibimiz yapınıza uygun paketi önerir.