Muhasebe Programı Sunucusu Kiralama

Muhasebe sunucusu kiralama kimler için uygundur?

Muhasebe sunucusu kiralama, muhasebe veya ERP programını birden çok kişinin, farklı yerlerden ve kesintisiz kullanması gereken işletmeler için uygundur. Klasik düzende program ofisteki bir bilgisayara ya da küçük bir sunucuya kurulur; ofis dışındaki çalışan, şube veya mali müşavir bu bilgisayara ancak karmaşık ağ ayarlarıyla ulaşır. Bilgisayar arızalandığında, elektrik kesildiğinde ya da disk bozulduğunda tüm işletmenin faturası, stoku ve cari hesapları durur.

Bu modelden en çok faydalanan işletmeler:

• Şubeli işletmeler: Merkez ve şubelerin aynı veritabanında, anlık stok ve cari bilgisiyle çalışması gerekenler.
• Uzaktan veya hibrit çalışan ekipler: Evden ya da sahadan fatura kesen, sipariş giren çalışanlar.
• Mali müşavirler ve muhasebe büroları: Birden çok mükellefin firmasını tek sunucuda yöneten bürolar.
• Ofis donanımını yenilemek istemeyenler: Eski ofis sunucusunun ömrü dolan, yeni donanım yatırımı yerine kiralamayı tercih eden işletmeler.

Tek kişilik bir işletmede program yalnızca bir bilgisayarda kullanılıyorsa sunucu şart değildir; ancak yedekleme ve donanım arızası riski bu durumda da göz ardı edilmemelidir.

Uzak masaüstü modeli ile istemci-sunucu kurulumu arasındaki fark nedir?

Uzak masaüstü modelinde program da veritabanı da sunucuda çalışır ve kullanıcıya yalnızca ekran görüntüsü gider; istemci-sunucu kurulumunda ise program her kullanıcının bilgisayarında çalışır ve veritabanına ağ üzerinden bağlanır. İnternet üzerinden çalışan bir muhasebe sunucusu için uzak masaüstü modeli neredeyse her zaman doğru seçimdir.

Muhasebe programları, veritabanıyla aynı yerel ağda çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Uzak bir veritabanına internet üzerinden doğrudan bağlanmak hem yavaştır hem de SQL Server portunu (1433/TCP) dışarı açmayı gerektirir; bu, kesinlikle önerilmeyen bir uygulamadır. Uzak masaüstü modelinde ise SQL Server yalnızca sunucunun içinden erişilebilir kalır.

Logo, Mikro, Netsis, ETA ve Zirve sunucuda nasıl çalışır?

Bu programların tamamı Windows uygulamasıdır ve bir Windows sunucuya, ofisteki bir bilgisayara kurulduğu gibi kurulur; fark, kullanıcıların programı uzak masaüstü oturumu içinden açmasıdır. Logo, Mikro ve Netsis ürünleri veritabanı olarak Microsoft SQL Server kullanır; kurulum sırasında SQL Server örneği aynı sunucuya kurulur ve program bu örneğe bağlanır. ETA ve Zirve gibi diğer yazılımların veritabanı yapısını ve sunucu kurulum gereksinimlerini kendi sürümünüzün belgelerinden veya bayinizden doğrulayın.

Kurulum akışı genellikle şöyledir:

1. Sunucuda SQL Server kurulur (sürümü, lisansınıza ve veri büyüklüğünüze göre seçilir).
2. Muhasebe programının sunucu bileşenleri ve istemci uygulaması kurulur.
3. Mevcut veritabanınız ofisteki bilgisayardan yedeklenip sunucuya geri yüklenir.
4. Program lisansı, üreticinin lisans etkinleştirme yöntemiyle sunucuya tanımlanır.
5. Her kullanıcı için Windows hesabı açılır ve program kısayolu masaüstüne konur.

Program kurulumunu ve veri aktarımını çoğu işletme kendi yazılım bayisiyle yapar; bayi programın kurulumu ve sürüm uyumunda yetkilidir. LIONFIN tarafında sunucu, işletim sistemi erişimi ve altyapı sağlanır. Yeni bir program seçiyorsanız ön muhasebe programı seçimi yazısı karar kriterlerini özetler.

Muhasebe programı lisansları sunucuda nasıl işler?

Muhasebe sunucusunda üç ayrı lisans katmanı vardır ve muhasebe programı ile SQL Server lisansları tamamen size aittir: programın kendi lisansı, veritabanı lisansı ve Windows uzak masaüstü erişim lisansı. LIONFIN, RDP Sunucu paketine dâhil Windows Server işletim sistemi lisansını sağlar; muhasebe programı lisansı satmaz.

• Muhasebe programı lisansı: Kullanıcı sayısı, modüller ve sunucuya kurulum hakkı programın lisans sözleşmesine bağlıdır. Bazı lisanslar donanım veya sunucu kimliğiyle eşleşir; taşıma için bayinizden lisans transferi istemeniz gerekebilir.
• SQL Server: Ücretsiz Express sürümü küçük işletmeler için yeterli olabilir, ancak veritabanı boyutu, bellek ve çekirdek kullanımı sınırlıdır ve bu sınırlar sürüme göre değişir. Veri büyüdükçe Standard sürüm ve buna uygun lisans gerekebilir.
• Uzak Masaüstü Hizmetleri: Windows Server yönetim amacıyla aynı anda iki uzak masaüstü oturumuna izin verir. Daha fazla eşzamanlı kullanıcı için RD Session Host rolü ve kullanıcı ya da cihaz başına RDS CAL lisansı gerekir.

Lisans planlamasını sunucuyu kiralamadan önce yapın: kaç kişinin aynı anda çalışacağı, hangi SQL Server sürümünün yeteceği ve programın sunucu kurulum şartları netleşince doğru paketi seçmek kolaylaşır. Windows tarafı için Windows Server lisanslama yazısı ayrıntılı bilgi verir.

Kaç kullanıcı için ne kadar kaynak gerekir?

Muhasebe sunucusunda kaynak ihtiyacını eşzamanlı kullanıcı sayısı, firma ve dönem sayısı, veritabanı büyüklüğü ve rapor yoğunluğu belirler. Yukarıdaki tablo yaklaşık değerler verir; paket tablosundaki güncel değerlerle eşleştirerek başlayabilirsiniz.

Kaynak planlamasında bilmeniz gerekenler:

• SQL Server belleği: SQL Server boş belleği önbellek olarak kullanmaya eğilimlidir. Aynı sunucuda kullanıcı oturumları da çalıştığı için SQL Server’ın en fazla bellek ayarını (max server memory) sınırlamak, oturumların bellek darlığı yaşamasını önler.
• Kullanıcı başına oturum: Her uzak masaüstü oturumu, açık programla birlikte bellek tüketir. Kullanıcı sayısı arttıkça bellek ihtiyacı doğrusal artar.
• Raporlar: Yıl sonu raporları, mizan ve büyük stok listeleri işlemciyi ve diski yoğun kullanır; bu işlemler gün içinde yavaşlık şikâyetlerinin en yaygın kaynağıdır.
• Disk: Veritabanı dosyası, günlük (log) dosyası ve yedekler aynı diskte büyür. Yedeklerin birikmesi diski hızla doldurabilir.

Paketiniz büyüdükçe kaynak artırımı müşteri panelinden talep edilir. Çok kullanıcılı, ağır ERP kurulumlarında veritabanını ayrı bir VDS sunucu üzerinde çalıştırmak da değerlendirilebilecek bir mimaridir.

e-Fatura, e-Defter ve mali mühür sunucuda kullanılabilir mi?

e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter işlemleri sunucuda kullanılabilir, çünkü bu işlemler muhasebe programının entegratörünüzle veya Gelir İdaresi Başkanlığı sistemleriyle internet üzerinden haberleşmesine dayanır. Sunucunun internet bağlantısı olduğu sürece programın e-belge modülü ofisteki gibi çalışır. e-Belge süreçlerinin genel çerçevesi için e-Fatura nedir yazısına bakabilirsiniz.

Dikkat edilmesi gereken nokta, imzalama için kullanılan donanımdır:

• Mali mühür ve e-imza USB cihazları: Bu cihazlar sizin bilgisayarınıza takılıdır. Uzak Masaüstü’nün akıllı kart yönlendirmesi, birçok durumda bu cihazın sunucudaki oturumda görünmesini sağlar. Sürücü ve imzalama yazılımının uzak oturumda çalıştığını entegratörünüzle birlikte test edin.
• Entegratör yöntemi: Bazı özel entegratörler imzalamayı kendi tarafında yapar; bu durumda sunucuda fiziksel cihaz gerekmeyebilir.
• Sertifika süresi: Mali mühür sertifikasının süresini takip edin; süresi dolan sertifika e-Defter gönderimini durdurur.

Yazıcı ve tarayıcılar için de benzer bir yönlendirme vardır: Uzak Masaüstü, yerel yazıcınızı oturuma taşıyarak sunucudaki programdan doğrudan kendi yazıcınıza fatura basmanızı sağlar.

Muhasebe sunucusu nasıl güvenli tutulur?

Muhasebe sunucusu, uzak masaüstü erişimini daraltarak, her kullanıcıya ayrı hesap açarak, veritabanını dışarı kapatarak ve fidye yazılımına karşı çevrim dışı yedek tutarak güvenli tutulur. Muhasebe verisi; cari hesaplar, banka bilgileri ve kişisel verilerle saldırganların en çok hedeflediği veri türlerinden biridir.

1. RDP portunu değiştirin ve güvenlik duvarında yalnız yeni portu açın; adımlar RDP port değiştirme rehberinde.
2. IP kısıtlaması: Ofis ve şubelerinizin sabit IP adresleri varsa RDP kuralını yalnız bu adreslere açın; uzaktan çalışanlar için VPN üzerinden erişim düşünün.
3. Kişiye özel hesaplar: Ortak “muhasebe” kullanıcısı yerine herkese ayrı hesap açın; ayrılan personelin hesabını aynı gün kapatın.
4. Yönetici yetkisini sınırlayın: Günlük kullanıcılar yönetici grubunda olmamalı.
5. SQL Server portu kapalı: 1433/TCP internete asla açılmamalı.
6. İki adımlı doğrulama: RDP için üçüncü taraf çözümlerle iki adımlı doğrulama eklenebilir; en azından müşteri panelinde 2FA açın.

Ağ seviyesinde LIONFIN altyapısı RouteFence firewall ile DDoS filtrelemesi yapar ve 7/24 SOC izlemesi altındadır; sunucu içindeki hesap ve erişim düzeni ise sizin yönetiminizdedir. Fidye yazılımı senaryoları için fidye yazılımından korunma yazısını mutlaka okuyun.

Muhasebe verileri nasıl yedeklenmeli?

Muhasebe verileri; programın kendi yedekleme aracı veya SQL Server veritabanı yedeği ile her gün alınmalı, en az bir kopyası sunucunun dışında saklanmalıdır. Sunucu düzeyindeki yedek ya da snapshot, işletim sistemiyle birlikte tüm makineyi geri getirir; veritabanı yedeği ise belirli bir günün muhasebe verisini tek başına geri yüklemenizi sağlar. İkisi birbirinin yerine geçmez.

Uygulanabilir bir düzen:

• Günlük veritabanı yedeği: SQL Server Standard sürümünde SQL Server Agent ile zamanlanmış yedek planı kurulur. Express sürümünde Agent bulunmadığından Windows Görev Zamanlayıcı ile sqlcmd üzerinden BACKUP DATABASE komutunu çalıştıran bir betik kullanılabilir.
• Program içi yedek: Logo, Mikro gibi programların kendi yedekleme araçlarını dönem sonları gibi kritik anlarda ek olarak kullanın.
• Sunucu dışı kopya: Yedek dosyalarını şifreleyip ofisteki bir diske veya ayrı bir bulut depolama alanına aktarın.
• Saklama süresi: Son birkaç günün günlük, son birkaç ayın aylık yedeğini tutun; fidye yazılımı fark edilmeden günlerce bekleyebilir.
• Geri yükleme testi: Ayda bir yedeği test veritabanına geri yükleyip açılabildiğini doğrulayın.

Bu yaklaşımın temeli 3-2-1 yedekleme kuralıdır: üç kopya, iki farklı ortam, bir kopya başka bir yerde.

Mali müşavir ve uzaktan çalışanlar sunucuya nasıl bağlanır?

Mali müşavir ve uzaktan çalışanlar, kendilerine açılan ayrı Windows hesaplarıyla, Uzak Masaüstü istemcisi üzerinden sunucuya bağlanır; programı kendi bilgisayarlarına kurmaları gerekmez. Bu yöntem, muhasebe verisinin dosya olarak e-postayla gönderilmesini ya da USB bellekle taşınmasını ortadan kaldırır.

Erişimi düzenlerken şu adımları izleyin:

1. Her kişi için Windows Server kullanıcı ekleme adımlarıyla ayrı bir hesap açın ve Remote Desktop Users grubuna ekleyin.
2. Muhasebe programı içinde de kişiye özel kullanıcı tanımlayıp yetkilerini (yalnız görüntüleme, belirli firmalar, belirli modüller) kısıtlayın.
3. Mali müşavirin yalnızca belirli dönemlerde erişmesi gerekiyorsa hesabı bu dönemler dışında devre dışı bırakın.
4. Bağlantı bilgilerini (IP, port, kullanıcı adı) ve parolayı farklı kanallardan iletin.
5. Eşzamanlı kullanıcı sayısının iki yönetim oturumunu aşacağı durumlarda RDS lisanslamasını tamamlayın.

Uzak masaüstü istemcisinin Windows, macOS ve mobil cihazlardaki kullanımı uzak masaüstü bağlantısı rehberinde anlatılır. Kullanıcıların bağlantıyı kapatırken programdan düzgün çıkmaları, açık kalan kayıt kilitlerini ve veritabanı tutarsızlığını önler.

Muhasebe sunucusunda KVKK yükümlülükleri nelerdir?

Muhasebe sunucusundaki kişisel veriler için veri sorumlusu siz olursunuz; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındaki yükümlülükler, verinin bir sunucuda barındırılmasıyla ortadan kalkmaz. Cari kartlardaki kişi adları, telefon numaraları, adresler ve personel bordro bilgileri kişisel veri niteliğindedir.

Sunucu tarafında uygulayabileceğiniz teknik tedbirler:

• Erişim yetkilendirme: Her kullanıcı yalnız işi için gereken firma ve modüllere erişsin; program içi yetki tanımlarını düzenli gözden geçirin.
• Kayıt tutma: Windows olay günlüklerinde oturum açma kayıtlarını saklayın; kimin ne zaman bağlandığını gösterebilmek denetimde işinize yarar.
• Şifreleme: Sunucu dışına çıkan yedek dosyalarını parola korumalı arşivlerle veya şifreli depolamayla saklayın.
• Hesap yaşam döngüsü: İşten ayrılan personelin ve sözleşmesi biten danışmanların hesaplarını derhal kapatın.

Barındırma hizmeti alırken sözleşmede veri işleme ve gizlilik hükümlerini inceleyin. Konunun hosting tarafını KVKK uyumlu hosting yazısında ayrıntılı ele aldık. Hukuki yükümlülüklerinizin tam kapsamı için KVKK danışmanınızdan görüş almanız önerilir.

Muhasebe sunucusunda sık görülen sorunlar nelerdir?

Muhasebe sunucusunda en sık görülen sorunlar oturum sınırına takılma, SQL Server bellek baskısı, yazıcı yönlendirme ve programdan düzgün çıkılmaması nedeniyle oluşan kayıt kilitleridir.

“Bağlantı sayısı sınırına ulaşıldı” uyarısı

Windows Server yönetim modunda aynı anda iki uzak masaüstü oturumuna izin verir. Üçüncü kullanıcı bağlanamıyorsa RDS lisanslaması gerekir ya da bağlantısı kopan kullanıcıların askıdaki oturumlarının kapatılması gerekir.

Program gün içinde yavaşlıyor

Görev Yöneticisi’nde SQL Server sürecinin belleğin büyük kısmını tuttuğunu görüyorsanız max server memory ayarını sınırlayın. Ağır raporları mesai dışına almak da çoğu zaman belirgin fark yaratır.

Fatura yazıcıdan çıkmıyor

Uzak Masaüstü istemcisinin Yerel Kaynaklar sekmesinde yazıcı seçeneğinin işaretli olduğunu kontrol edin. Matbu form kullanan özel yazıcılarda sürücünün sunucuya da kurulması gerekebilir.

“Kayıt başka kullanıcı tarafından kullanılıyor” uyarısı

Kullanıcı programı kapatmadan bağlantıyı kopardıysa kayıt kilidi kalabilir. Askıdaki oturumu kapatmak genellikle sorunu çözer; kullanıcılara oturum sonunda programdan çıkmalarını hatırlatın.

Çözemediğiniz altyapı sorunları için müşteri panelinden destek talebi açabilirsiniz; program içi sorunlar için yazılım bayiniz doğru muhataptır.

Sorunları hızlı çözmek için destek talebinde sunucu IP adresini, sorunun başladığı saati, etkilenen kullanıcı sayısını ve varsa ekran görüntüsünü paylaşın. Altyapı kaynaklı mı, program kaynaklı mı olduğunu birlikte ayırt etmek bu bilgilerle çok daha kısa sürer.

Masaüstü muhasebe programı yerine bulut yazılım bir seçenek mi?

Bulut tabanlı ön muhasebe yazılımı, sunucu yönetmek istemeyen ve masaüstü programa bağlı bir iş akışı olmayan küçük işletmeler için gerçek bir seçenektir. Tarayıcıdan çalışan bir yazılımda sunucu, işletim sistemi, SQL Server ve yedekleme hizmet sağlayıcısının sorumluluğundadır; siz yalnızca kullanırsınız.

Hangi yolun size uygun olduğunu şu sorularla belirleyebilirsiniz:

• Yıllardır kullandığınız Logo, Mikro veya Netsis verisi, raporları ve alışkanlıkları var mı? Varsa masaüstü programı sunucuya taşımak en az kesintili yoldur.
• Üretim, çoklu depo, özel raporlama gibi ileri modüllere ihtiyacınız var mı? Kapsamlı ERP ihtiyaçlarında masaüstü programlar genellikle daha derindir.
• BT sorumlunuz veya yazılım bayiniz sunucu tarafını yönetebiliyor mu? Yönetemiyorsa bulut yazılımın sadeliği öne çıkar.

LIONFIN’in kurumsal yazılım ürünleri arasında cari, stok ve e-Fatura/e-Arşiv gönderimini tarayıcıdan yöneten bir ön muhasebe çözümü de bulunur. Masaüstü programınızı korumak istiyorsanız RDP sunucu, sıfırdan başlıyorsanız bulut yazılım daha mantıklı olabilir. Uzak masaüstü kavramının temelleri için RDP sunucu nedir yazısına bakabilirsiniz.