E-Fatura Nedir? e-Arşiv Farkı ve Geçiş Süreci
e-Fatura, sisteme kayıtlı iki mükellef arasında GİB üzerinden iletilen elektronik faturadır; kayıtlı olmayan alıcıya ise e-Arşiv fatura düzenlenir. Üç e-Belge türünün farkı, portal ile özel entegratör seçimi, geçiş adımları, iptal ve itiraz, saklama kuralları.
E-fatura nedir sorusunun yanıtı: e-Fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip olan, UBL-TR adlı XML standardında elektronik olarak düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısı üzerinden yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında iletilen faturadır. Alıcı sisteme kayıtlı değilse aynı satış için e-Fatura değil, e-Arşiv fatura düzenlenir.
İşletmeler için asıl soru çoğu zaman “e-Faturaya geçmek zorunda mıyım, hangi yöntemle geçmeliyim ve muhasebe programım buna hazır mı?” olur. Zorunluluk eşikleri GİB’in yayımladığı tebliğlerle belirlenir ve zaman içinde değişir; bu yüzden aşağıda tutar vermiyor, kavramları ve geçiş sürecini anlatıyoruz. Faturalarınızı keseceğiniz yazılımı seçerken LIONFIN kurumsal yazılım çözümleri dahil her üründe e-Belge entegrasyonunun nasıl kurulduğunu da bu çerçevede değerlendirebilirsiniz.
Kısa cevap
E-fatura nedir? e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında UBL-TR (XML) biçiminde düzenlenip GİB üzerinden iletilen ve kâğıt faturayla aynı hukuki geçerliliğe sahip elektronik faturadır. Sisteme kayıtlı olmayan firmalara ve tüketicilere ise e-Arşiv fatura kesilir. Fatura GİB e-Fatura Portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyonla gönderilir; elektronik ortamda saklanır. Hangi işletmenin geçmek zorunda olduğunu GİB’in ciro ve sektör eşikleri belirler.
E-fatura nedir, kâğıt faturadan farkı ne?
e-Fatura, faturanın içeriği değil biçimi ve iletim yolu değişmiş hâlidir: satıcı, alıcı, mal veya hizmet, tutar ve vergi bilgileri aynıdır; ancak belge yapılandırılmış bir XML dosyası olarak oluşturulur, mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanır ve GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura adresine (posta kutusuna) ulaştırılır.
- Basım ve kargo yoktur: Fatura saniyeler içinde alıcının sistemine düşer, kâğıt ve gönderim maliyeti ortadan kalkar.
- Kayıt otomatikleşir: XML yapısı sayesinde alıcının muhasebe yazılımı faturayı elle girmeden içe aktarabilir.
- İki taraf da kayıtlı olmalıdır: e-Fatura yalnızca sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında gönderilebilir; alıcının kayıtlı olup olmadığı GİB’in kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulanır.
- Numara biçimi standarttır: Fatura numarası 16 karakterdir; 3 karakterlik seri, 4 haneli yıl ve 9 haneli sıra numarasından oluşur.
Faturanın iki senaryosu vardır. Temel faturada alıcı sistem üzerinden yanıt vermez; ticari faturada ise alıcı faturayı sekiz gün içinde sistem üzerinden kabul ya da reddedebilir.
e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye arasındaki fark nedir?
Üç belge de GİB’in e-Belge altyapısının parçasıdır; farkı, kime düzenlendikleri ve neyi belgeledikleridir.
| Ölçüt | e-Fatura | e-Arşiv fatura | e-İrsaliye |
|---|---|---|---|
| Ne belgeler? | Satış ya da hizmet bedeli | Satış ya da hizmet bedeli | Malın sevkiyatı |
| Kime düzenlenir? | e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya | Sisteme kayıtlı olmayan firmaya ve tüketiciye | Malı teslim alan tarafa |
| Nasıl iletilir? | GİB üzerinden alıcının e-Fatura adresine | E-posta gibi elektronik yolla ya da kâğıt çıktı olarak; GİB’e raporlanır | GİB üzerinden alıcının e-İrsaliye adresine |
| Alıcının kayıtlı olması | Zorunlu | Gerekmez | Alıcı da e-İrsaliye kullanıcısıysa elektronik iletilir |
| Alıcı yanıtı | Ticari senaryoda kabul veya red | Yok | İrsaliye yanıtı ile teslim bilgisi |
e-Fatura kullanıcısı olan bir işletme, kayıtlı olmayan alıcılarına kâğıt fatura değil e-Arşiv fatura düzenler; bu yüzden pratikte iki uygulama birlikte kullanılır. İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturanın alıcıya elektronik ortamda iletilmesi esastır. Sevkiyat yapan işletmelerde e-İrsaliye de aynı entegrasyonla yönetilir.
e-Faturaya geçmek kimler için zorunlu?
e-Faturaya geçiş zorunluluğu, Vergi Usul Kanunu kapsamında GİB’in yayımladığı genel tebliğlerle belirlenir ve temel olarak brüt satış hasılatı eşiğine ve faaliyet alanına bağlıdır. Belirli sektörler ve bazı faaliyet türleri için ciro şartından bağımsız yükümlülükler de tanımlanmıştır.
Eşik tutarları ve geçiş tarihleri dönem dönem güncellendiğinden yazıya sabit bir rakam koymuyoruz. Kendi durumunuzu öğrenmek için:
- GİB’in e-Belge duyurularındaki güncel tebliğ ve geçiş takvimini kontrol edin.
- Son hesap dönemine ait brüt satış hasılatınızı mali müşavirinizle birlikte eşikle karşılaştırın.
- Faaliyet alanınız için ciro şartından bağımsız bir yükümlülük olup olmadığını sorun.
Zorunlu olmasanız da gönüllü olarak e-Faturaya geçebilirsiniz. Gönüllü geçiş, kayıtlı tedarikçi ve müşterilerinizle belge alışverişini hızlandırır; ancak bir kez geçtikten sonra kâğıt faturaya geri dönülemeyeceğini hesaba katın.
GİB portalı mı, özel entegratör mü?
Fatura hacmi düşük ve entegrasyon ihtiyacı olmayan işletmeler için GİB e-Fatura Portalı yeterli olabilir; düzenli fatura kesen, muhasebe ya da e-ticaret yazılımıyla otomatik çalışmak isteyen işletmeler için özel entegratör daha pratiktir.
- GİB e-Fatura Portalı: Ücretsizdir; faturalar web arayüzünden elle oluşturulur. Mali mühür ya da e-imza gerektirir, muhasebe yazılımıyla otomatik bağlantı kurmak zordur ve arşivlemeden kullanıcı sorumludur.
- Özel entegratör: GİB’den izin almış hizmet sağlayıcıdır; faturaları yazılımınızdan otomatik gönderir, gelen faturaları içe aktarır, saklama hizmeti sunar ve e-Arşiv ile e-İrsaliyeyi aynı yerden yönetir. Ücretlidir; fiyatlandırma çoğunlukla kontör ya da paket esaslıdır.
- Doğrudan entegrasyon: Kendi bilgi işlem sistemini GİB’e bağlayan, yüksek hacimli büyük işletmelere yönelik yöntemdir; teknik ve güvenlik şartları ağırdır.
Seçimde belirleyici olan, faturaların nereden kesildiğidir. Siparişleriniz bir e-ticaret sitesinden geliyorsa entegratörün mağaza altyapınızla bağlantısı sorulmalıdır; mağaza tarafındaki seçenekler için web yazılımları sayfasına da göz atabilirsiniz.
e-Faturaya geçiş adım adım nasıl yapılır?
Geçiş, yöntem seçimiyle başlayıp test faturasıyla biten birkaç adımlık bir süreçtir:
- Yükümlülüğü ve tarihi netleştirin: Mali müşavirinizle hangi tarihten itibaren hangi belgelere (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye) geçeceğinizi belirleyin.
- Yöntemi seçin: Portal, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon.
- İmza aracını edinin: Portal kullanacak tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik sertifika (e-imza) gerekir. Özel entegratör kullanıyorsanız imzalama sürecinin nasıl işleyeceğini entegratörden öğrenin.
- Başvuruyu tamamlayın: Portal yönteminde başvuru GİB’in e-Belge başvuru ekranından, entegratör yönteminde çoğunlukla entegratör aracılığıyla yapılır.
- Yazılımı hazırlayın: Ön muhasebe ya da ERP yazılımınızda e-Belge bağlantısını kurun, fatura serilerini tanımlayın, cari kartlardaki vergi numaralarını ve e-Fatura kullanıcı durumunu güncelleyin.
- Test edin ve başlayın: İlk faturayı tanıdık bir kayıtlı alıcıya gönderip alıcı tarafında doğru göründüğünü teyit edin; e-Arşiv faturanın müşteriye e-postayla ulaştığını kontrol edin.
Yazılım tarafında nelere dikkat etmeniz gerektiği ön muhasebe programı seçimi yazısında ayrıntılı ele alınır; e-Belge entegrasyonu olmayan bir program, geçişten sonra çift kayıt yükü yaratır.
e-Fatura nasıl saklanır, iptal ve itiraz nasıl yapılır?
e-Fatura elektronik ortamda düzenlendiği için elektronik ortamda saklanır; kâğıda basılmış bir çıktı, saklama yükümlülüğünü karşılamaz. Vergi Usul Kanunu belgelerin beş yıl, Türk Ticaret Kanunu ise ticari defter ve belgelerin on yıl saklanmasını öngördüğünden işletmeler genellikle on yılı esas alır. Faturaları XML asıllarıyla birlikte, istendiğinde ibraz edilebilecek ve bütünlüğü bozulmayacak biçimde tutmak gerekir; özel entegratörlerin saklama hizmeti bu yükü üstlenebilir. Arşivi tuttuğunuz sistemin yedeklenmesi ve erişim yetkileri de bu kapsamdadır.
Temel senaryoda gönderilmiş bir e-Fatura sistem içinden geri çekilemez. Taraflar faturanın iptalinde anlaşırsa bunu noter, taahhütlü mektup, KEP (kayıtlı elektronik posta) ya da GİB’in sunduğu itiraz ve iptal imkânlarıyla kayıt altına alır. Ticari senaryoda alıcı sekiz gün içinde faturayı sistem üzerinden reddedebilir. Mal iadesinde ise alıcı tarafından iade faturası düzenlenir. e-Arşiv faturalar ise belirli süre içinde portal ya da entegratör üzerinden iptal edilebilir.
Sık Sorulan Sorular
e-Fatura mükellefi olup olmadığımı nasıl öğrenirim?
Vergi numaranızı ya da T.C. kimlik numaranızı GİB’in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgulayarak sisteme kayıtlı olup olmadığınızı görebilirsiniz. Kayıtlı olmasanız bile ciro ya da sektör eşiği nedeniyle geçiş yükümlülüğünüz doğmuş olabilir; bunu son hesap dönemi verilerinizle mali müşavirinize teyit ettirin. Aynı sorgu, müşterinize e-Fatura mı e-Arşiv mi keseceğinizi belirlemek için de kullanılır.
e-Arşiv faturayı yazdırıp vermek zorunda mıyım?
Hayır. e-Arşiv fatura alıcıya e-posta gibi elektronik yollarla iletilebilir; alıcı isterse kâğıt çıktı olarak da teslim edilebilir. İnternet üzerinden yapılan satışlarda faturanın elektronik ortamda iletilmesi esastır. Kâğıda basılan çıktı yalnızca bir gösterim biçimidir; faturanın aslı elektronik kayıttır ve elektronik ortamda saklanır.
Yanlış kesilen e-Fatura iptal edilebilir mi?
Temel senaryoda gönderilen e-Fatura sistem içinden geri alınamaz; taraflar anlaşarak iptali noter, KEP ya da GİB’in itiraz ve iptal bildirim imkânları gibi yollarla kayıt altına alır. Ticari senaryoda alıcı sekiz gün içinde faturayı reddedebilir. Mal iadesi söz konusuysa iade faturası düzenlenir. Uygun yolu mali müşavirinizle seçin.
Küçük bir işletme için GİB portalı yeterli mi?
Ayda birkaç fatura kesen ve muhasebe yazılımıyla otomatik bağlantıya ihtiyaç duymayan işletmeler için ücretsiz GİB portalı yeterli olabilir. Ancak faturalar elle hazırlanır, mali mühür ya da e-imza gerekir ve arşivleme sizin sorumluluğunuzdadır. Fatura hacmi arttığında ya da e-ticaret sitesi ve ön muhasebe programıyla entegrasyon istediğinizde özel entegratör daha az iş yükü yaratır.
e-Fatura ne kadar süre saklanmalı?
Vergi Usul Kanunu belgelerin beş yıl, Türk Ticaret Kanunu ise ticari defter ve belgelerin on yıl saklanmasını öngörür; bu nedenle işletmeler genellikle on yıllık saklamayı esas alır. Faturaların XML asıllarıyla, elektronik ortamda ve istendiğinde ibraz edilebilecek şekilde tutulması gerekir. Özel entegratörlerin sunduğu saklama hizmeti ya da yedekli bir arşiv düzeni bu yükümlülüğü karşılar.
