Kurumsal Mail Taşıma (Migration): Veri Kaybı Olmadan Geçiş

Kurumsal mail taşıma işi, doğru sırayla yapıldığında ekibinizin fark bile etmediği bir hafta sonu operasyonudur; yanlış sırayla yapıldığında ise kaybolan mesajlar, bozulan klasörler ve iki gün boyunca e-posta alamayan bir şirket demektir. Fark, MX kaydını ne zaman değiştirdiğinizde ve mesajları hangi yöntemle kopyaladığınızda gizlidir.

Bu rehber, mevcut sağlayıcınızdan LIONFIN kurumsal mail hizmetine geçişi altı adımda planlar. Taşıma desteği hizmet kapsamındadır; ancak sürecin mantığını bilmeniz, hangi bilgileri hazırlayacağınızı ve geçiş gecesi neyi kontrol edeceğinizi netleştirir. Web sitesini de aynı anda taşıyacaksanız hosting taşıma rehberi tamamlayıcı okumadır.

Taşıma öncesi envanter: neyi taşıyorsunuz?

Taşımaların çoğu teknik değil, unutulan bir ayrıntı yüzünden aksar: kimsenin hatırlamadığı bir yönlendirici, muhasebe programının kullandığı SMTP hesabı ya da 40 GB’lık bir arşiv kutusu. Başlamadan önce eski panelde aşağıdaki listeyi çıkarın:

Toplam veri boyutu, kopyalama süresini belirler; yüzlerce GB’lık arşivlerde ilk kopyayı birkaç gün önceden başlatmak gerekir.

Geçiş yöntemleri: IMAP kopyalama, PST ve sağlayıcı aracı

Mesajları yeni sunucuya aktarmanın üç yolu vardır; hangisinin uygun olduğu eski sağlayıcının verdiği erişime bağlıdır.

• IMAP’ten IMAP’e kopyalama: En güvenilir yöntem. Her hesap için eski ve yeni sunucu bilgileri alınır, klasör yapısı ve okundu bilgisi korunarak kopyalanır. LIONFIN taşıma desteği bu yöntemi kullanır; sizden yalnızca eski sunucu adresi ve hesap şifreleri istenir.
• PST / MBOX dışa aktarma: Eski sağlayıcı IMAP erişimi vermiyorsa Outlook’tan PST dosyası alınıp yeni hesapta içe aktarılır. Kullanıcı başına elle işlem gerektirir.
• Sağlayıcı geçiş aracı: Google Workspace ya da Microsoft 365’ten çıkışta kendi dışa aktarma araçları kullanılabilir; çıktı yine IMAP ya da PST olarak yeni tarafa alınır.

Hangi yöntem seçilirse seçilsin şu ilke değişmez: önce büyük kopya, MX değişiminden sonra yalnızca farkı alan ikinci kopya. Yeni tarafta xMail’in takvim ve kişi senkronizasyonu gerekiyorsa xMail hizmetine geçiş de aynı akışla yapılır.

Adım adım kurumsal mail taşıma planı

Aşağıdaki sıra, ekibin çalışma saatlerinde kesinti yaşamamasını sağlar. Geçişi hafta sonuna ya da akşam saatlerine planlayın.

1. TTL değerini düşürün (geçişten 24–48 saat önce): Alan adı DNS panelinde MX kaydının TTL’sini 300 saniyeye çekin; böylece asıl geçiş dakikalar içinde yayılır.
2. Yeni tarafta hesapları açın: Envanterdeki her adresi aynı isimle LIONFIN panelinde oluşturun; alias ve yönlendiricileri tanımlayın. Adımlar kurumsal mail hesabı oluşturma rehberinde.
3. İlk IMAP kopyasını başlatın: Tüm klasörler yeni sunucuya aktarılır; bu sırada ekip eski sistemi kullanmaya devam eder.
4. MX kaydını değiştirin: Yeni sunucunun MX ve SPF kayıtlarını girin, eski kayıtları silin.
5. Fark kopyasını çalıştırın: Yayılma süresince eski sunucuya düşen mesajlar ikinci bir IMAP geçişiyle alınır.
6. İstemcileri güncelleyin ve doğrulayın: Outlook, telefon ve uygulama SMTP ayarları yeni sunucuya çevrilir; test mesajları gönderilir.

MX kaydının biçimi şöyledir; sunucu adını paneldeki hizmet detayından alın:

sirketiniz.com.   300   MX   10   mail.alanadiniz.com.

MX geçişi ve çift teslimat dönemi

MX kaydı değiştiği anda dünya genelindeki DNS sunucuları yeni bilgiyi hemen almaz; TTL süresince bazı gönderenler eski sunucuya, bazıları yenisine teslimat yapar. Bu “çift teslimat” dönemi TTL’yi önceden düşürdüyseniz birkaç saat, düşürmediyseniz bir güne kadar sürer. Süre boyunca iki kutuyu da izlemenin en pratik yolu, Outlook’ta iki hesabı yan yana açık tutmak ya da eski hesaba geçici bir yönlendirme tanımlamaktır. Yayılma mantığı için DNS yayılma süresi yazısına bakın.

Geçişle birlikte gönderim itibarını da taşıyın: yeni sunucunun SPF değeri eklenmeli, DKIM anahtarı yayınlanmalı, eski sağlayıcının include: ifadesi kaldırılmalıdır. Aksi hâlde taşımadan sonra mesajlarınız spam klasörüne düşmeye başlar. Kayıt biçimleri DKIM kaydı ekleme rehberinde anlatılıyor. Alan adının kendisini de LIONFIN’e getirmek DNS yönetimini tek panelde toplar; alan adı transferi işlemi mail geçişinden bağımsız olarak, önce ya da sonra yapılabilir.

İstemcileri güncelleme ve doğrulama

Sunucu tarafı bittiğinde kullanıcı tarafında yapılacak tek iş, mevcut hesap ayarlarını yeni sunucuya çevirmektir. Outlook’ta mevcut profili düzenlemek yerine yeni bir hesap eklemek daha temizdir: eski profil bir süre arşiv olarak kalır, yeni hesap IMAP ile sunucudaki kopyayı gösterir. Yeni sunucu değerleri: gelen IMAP mail.alanadiniz.com 993 SSL/TLS, giden SMTP 465 SSL ya da 587 STARTTLS, kullanıcı adı tam adres. Ayrıntı için kurumsal mail Outlook ayarları rehberini izleyin.

Geçişi tamamlanmış saymadan önce şu kontrol listesini uygulayın:

• Dış bir adresten (örneğin kişisel Gmail) her hesaba test mesajı gönderin, yeni sunucuya düştüğünü webmail’den doğrulayın.
• Her hesaptan dışarıya mesaj gönderip başlık bilgisinde SPF ve DKIM sonuçlarının pass olduğunu görün.
• Web sitesi iletişim formu, ERP ve CRM gibi uygulamaların SMTP ayarlarını değiştirip birer test tetikleyin.
• Alias ve yönlendiricilerin çalıştığını her biri için tek mesajla sınayın.
• Klasör sayısı ve mesaj adedini eski sistemle karşılaştırın; büyük farkta fark kopyasını yineleyin.

Taşımada sık yaşanan sorunlar

Bazı klasörler gelmedi

Eski sunucuda özel karakterli ya da çok derin klasör adları IMAP kopyasında atlanabilir. Klasörü yeniden adlandırıp yalnızca o klasör için kopyayı tekrarlayın.

Mesaj tarihleri geçiş gününe döndü

PST içe aktarmada bazı sürümler alınma tarihini korumaz; IMAP kopyalama orijinal tarihi korur. Tarih önemliyse PST yerine IMAP yolunu seçin.

Taşımadan sonra mesajlar spama düşüyor

SPF kaydında eski sağlayıcı kalmış ya da DKIM yayınlanmamıştır. Kayıtları düzeltin; nedenler mailler neden spama düşer yazısında ayrıntılı.

Kota yeni tarafta yetmedi

Eski arşiv beklenenden büyükse taşıma durur. Paketi yükseltmek yerine eski yılları arşiv dosyasına ayırmak çoğu zaman daha ekonomiktir; yöntem için kurumsal mail yedekleme ve arşivleme rehberine bakın.